Как корректно открыть в Exel файл формата CSV

открываем-файл-csv Компьютер

О существовании и основных параметрах текстовых файлов значений с разделением запятыми знают, как правило, лишь те, кто работает с таблицами Excel. Для человека нового, не посвященного в особенности хранения и передачи табличных баз данных, даже простейшее открытие CSV-файлов может вызывать ряд проблем. Цель данной статьи — объяснить, как открыть файл CSV в Excel, и как бороться с неполадками в процессе их использования.

Что такое CSV

CSV — формат документа, представляющего собой текстовый файл со списком значений, между которыми стоит разделитель. В англоязычном варианте он так и переводится: «Comma-Separated Values» — значения, разделенные запятой. Другими словами, это текстовое представление табличной информации XLS/XLSX- таблиц Excel.

Например, в привычном «экселевском» документе позиции представлены в несколько столбцов: «товар|количество|цена». В файле расширения .csv эта информация отображена сплошным текстом через запятую: «товар, количество, цена».

Проблема заключается в том, что этот формат не стандартизирован в полной мере, и из-за некорректных настроек текущего региона в Виндовс и кодировок пользователь может увидеть «тарабарщину» на экране вместо упорядоченной таблицы.

Варианты просмотра CSV-файла в Excel

От теории к практике — разбираемся, как открыть файл расширения CSV на примере ОС Windows 10.

Для этого есть 3 способа:

  1. двойным кликом по документу из проводника;
  2. по вкладке «Файл» из запущенного Excel;
  3. по вкладке «Данные» в качестве вложения.

Рассмотрим каждый из указанных выше вариантов.

Простейший способ — из Проводника

Как открыть в Экселе файл CSV посредством файлового менеджера:

  • Открываем «Проводник» или «Пуск/Документы».
  • Находим на диске требуемый элемент.
  • Кликаем по нему дважды левой кнопкой мыши.
  • Если документ открылся в блокноте, а не в Экселе, то жмем по нему правой кнопкой.
  • В подменю: «открыть с помощью/выбрать другое приложение».
  • Из списка программ выбираем Excel и ставим галочку «Всегда использовать это приложение».

file-csv-открыть

  • Наш файл откроется в новом листе таблицы, но его содержимое может быть нечитаемым по причинам, описанным в начале статьи.

С разделением столбцов в Эксель

Данный способ более предпочтителен, так как позволяет выбрать кодировку символов, разделитель значений и прочие параметры для нормального вывода информации.

Процесс выглядит так:

  • Запускаем MS Excel.
  • Переходим в «Данные», где нужно выбрать «Получение внешних данных/Из текста», и ищем требуемый CSV-файл в окне проводника.

получение-внешних-данных

  • Выделяем его, после чего кликаем «Импорт».

импорт-csv-файла

 

  • В «Мастере текстов» нужно задать три шага интерпретации данных документа. В первом шаге выбираем параметр «с разделителями», а формат файла, желательно, установить «Юникод (UTF-8)».

устанавливаем-формат

Разделители нужны для правильного размещения значений в таблице, а формат задает кодировку символов (дабы не получить бред, именуемый в народе кракозябрами: «Oedieay yeaeode»).

Второй шаг отвечает за выбор варианта разделителя. В России используется точка с запятой — выбираем ее.

открытие-csv

Последний шаг позволяет изменить формат данных столбцов таблицы. Это необязательная настройка, поэтому ее можно пропустить нажатием «Готово».

формат-файла

Перед импортом данных пользователю дается выбор куда их помещать. Оставляем галочку «Имеющийся лист» и кликаем по «ОК».

куда-сохранить-csv-файл

В результате получаем правильно сформированную таблицу в первоначальном виде.

Через вкладку «Файл»

Третий способ является чем-то средним между двумя первыми. Мы также пользуемся мастером текстов, но не вставляем данные в книгу, а открываем их отдельным файлом:

Запускаем любой XLS/XLSX документ и выбираем вкладку «Файл» и жмем «Обзор».

Кликаем по искомому CSV-элементу и подтверждаем кнопкой «Открыть».

открываем-csv-файл

Следуем аналогично пункту 3 второго способа.

Работа в Excel сразу с несколькими файлами CSV

Начиная с MS Office 2013, в Excel разработчики добавили полезное расширение Power Query, позволяющее удобнее работать с текстовыми базами данных и объединять их в одной таблице.

Чтобы объединить две CSV-таблицы в одной книге:

  • Открываем MS Excel 2013 (или новее);
  • Выбираем вкладку Данные/Создать запрос/Из файла/Из CSV и импортируем нужный документ;

создать-запрос-из-csv

  • В открывшемся окне предпросмотра жмем «Изменить», и если структура таблицы удовлетворительна, то нажимаем «Закрыть и загрузить/Загрузить в…/Только создать соединение»;

загрузить-создать-соедиение

Теперь делаем аналогичное действие со вторым CSV-документом, после чего в строке «Запросы книги» появится два пункта с нашими данными;

объединить-запросы

Далее переходим «Создать запрос/Объединить запросы/Добавить» и в окошке отмечаем первичную и вторичную таблицу (первый и второй csv-файл);

объединить-таблицы-csv

После подтверждения создается объединенная база значений. Для ее импорта на лист Excel нажимаем «Закрыть и загрузить».

закрыть-и-загрузить

Особенности открытия с Android-устройств

CSV-данные нечасто используются в мобильной среде, но, например, они полезны для переноса контактов с памяти одного устройства на другое.

Так, скачав нужный файл, можно обновить книгу контактов Google. Кроме того, в Google-Play существуют бесплатные программы, вроде CSV Viewer или CSV File Viewer.

как-открыть-csv-на-андроид
Приложения позволяющие просматривать, изменять и загружать из сети текстовые БД на андроиде.

Проблемы и их решения при открытии CSV

Рассматриваемый тип документа не стандартизирован окончательно, что приводит к частым ошибкам при его чтении. Рассмотрим основные проблемы и способы их решения.

Некорректное отображение CSV

Если вместо упорядоченных строчек и столбцов все значения сбрасываются в одну область, то проблема кроется в разных региональных настройках системы и файла. В первую очередь нужно:

Открыть «Пуск/Параметры»; (В windows 7 — Панельуправления)

язык-и-региональные-стандарты

Зайти во «Время и язык/Регион/Дополнительные параметры/Региональные стандарты/ снова Доп. параметры»;

«Разделитель целой и дробной части» должен быть запятой, а «Разделитель элементов списка» — точка с запятой.

настройка-формата

Помимо этого, не забываем указывать разделитель в Мастере текстов.

Исчезновение нулей в числовых данных

При открытии баз данных отдельным файлом из проводника случается утеря идущих вначале нулей в числовых значениях. Это происходит из-за округления чисел в Excel.

Чтобы этого не случалось — откройте его вторым способом, описанным выше, но на 3 шаге не забудьте выделить проблемные столбцы и указать «Формат данных столбца» – текстовый.

Подмена числовых значений датой

Проблема аналогична предыдущей, только здесь числа могут интерпретироваться как даты. Решение проблемы то же — отмечайте неправильно интерпретированные столбцы в Мастере и меняйте формат на текстовый.

В заключение

Как видно из статьи, корректно открыть файл CSV в Excel — задача нетривиальная даже для опытного пользователя. Недостаток в виде плохой стандартизации делает его неудобным в использовании, нечитаемым в разных регионах с разными разделителями.

Но благодаря полезным плагинам вроде Power Query и знаний об особенностях подобных баз данных можно облегчить себе работу и исключить пропажу информации в документе.

Оцените статью
Comforlife.ru
Добавить комментарий

  1. Алла

    Спасибо за разъяснения! Отличная статья все понятно и последовательно, еще раз огромное спасибо. Читала, смотрела скриншоты и делала. Все получилось. С уважением, Алла

Adblock
detector